電子帳簿保存法の対象書類｜3つの区分と義務になるもの
監修税理士法人Light UP 代表社員（税理士） 中村 清誉
「うちは紙で保管しているので関係ないと思っていました」。「メールで届いた請求書は、印刷して綴じれば大丈夫ですよね」――この2つは、いまでも本当によく聞きます。
電子帳簿保存法には3つの区分があります。電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意、電子取引のデータ保存は義務です。メールに添付された請求書を印刷して紙で保管し、元のデータを消す運用は、この義務を満たしていません。
税理士法人Light UPでは、この話をするとき、まず「何を電子で受け取っているか」の棚卸しから入ります。対象を数えてみると、思っていたより多い会社がほとんどだからです。
この記事では、3つの区分ごとに何が対象になるのか、電子取引で保存が要る書類とその要件、検索要件が不要になる場合、そして猶予措置までを、国税庁の資料に沿って整理します。
3つの区分を分けて考える
結論： 電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3区分に分かれ、義務なのは電子取引のデータ保存だけです。
区分ごとの位置づけ、混同されやすい理由、紙のままでよい部分
電子帳簿保存法という1つの名前で語られますが、中身は3つに分かれます。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存。このうち義務なのは3つ目だけで、あとの2つは任意です。まず区分から押さえます。
| 区分 | 対象 | 任意か義務か |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った・作成した書類のスキャン | 任意 |
| 電子取引 | データでやりとりした取引情報 | 義務 |
3つとも同じ法律の中にあるため、まとめて義務だと受け取られがちです。実際に対応が必須なのは電子取引だけで、残る2つは使いたい会社が使う制度です。
紙で受け取った請求書を紙のまま保管することは、いまも認められています。スキャナ保存は、紙を減らしたい会社が選ぶ手段です。
義務になるのは電子取引だけ
結論： 電子取引の取引情報については、データを出力した書面等を保存する措置が廃止され、データそのものの保存が必要になりました。
制度改正の経緯、印刷して保管では足りないこと、対象になる保存義務者
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」は、令和3年度の税制改正について「電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録（データ）を保存しなければならないこととされました」と説明しています。
紙に出すこと自体は問題ありません。ただし、それだけでは要件を満たしません。元のデータを残したうえで、紙も必要なら出力する、という順番になります。
法人だけでなく、個人事業者も対象です。事業をしていて帳簿書類の保存義務がある人は、この義務を負います。会社の規模や売上の大小で、義務そのものが免除されることはありません。
電子取引に当たるもの
結論： 電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいい、メールでの受け渡しやサイト経由のダウンロードも含まれます。
条文の定義と、具体例
同資料は、電子取引について「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）」とし、取引情報を「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」と説明しています。
- いわゆるEDI取引
- インターネット等による取引
- 電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した取引
- インターネット上のサイトを通じて取引情報を授受する取引
身近な例で見ると。雇用契約書も対象になる
通販サイトの購入履歴からダウンロードする領収書、クラウド請求書サービスで受け取る請求書、インターネットバンキングの振込明細、経費精算アプリで受け取る領収書のデータ。いずれも電子取引です。
国税庁は、労働条件通知書や雇用契約書についても、契約期間・賃金・支払方法等が記載されており取引情報に該当するため、電子メールなどでやりとりした場合は保存が必要としています。
保存しなくてよいもの
結論： 誤送信や書き損じ、正式なものになる前の粗い見積書など、保存範囲に入らない書類もあります。
国税庁が示している例と、紙の保存範囲と同じであること
同資料は「連絡ミスによる誤りや単純な書き損じ等があるもの、事業の検討段階で作成された、正式な見積書前の粗々なもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書などは、保存の必要はないものと考えられます」としています。
電子取引データの保存範囲は、これらの書類を紙で保存する場合の範囲と変わりません。紙なら保存していなかったものを、データだからといって増やす必要はありません。
同じ内容を紙でも受け取った場合。社内でやりとりする書類は対象外
データと書面の両方を受け取ったときの扱いには決まりがあります。判断に迷う組み合わせがあるため、運用ルールを決めるときに整理しておくところです。
多いのは、正式な請求書は郵送で届くのに、事前に同じものがメールで送られてくるパターンです。どちらを正本として扱うかを取引先ごとに決めておくと、保存の判断がぶれません。
見積書や納品書でも、社外との取引に関するものが対象です。社内の稟議書や作業指示書は、取引情報の授受に当たりません。
電子取引の保存要件
結論： 保存には、真実性を確保する措置と、見読可能性・検索機能という可視性の要件を満たす必要があります。
可視性の要件と、真実性の措置は4つから選ぶこと
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| システム概要書類の備付け | 自社開発のプログラムを使用する場合に限る |
| 見読可能装置の備付け等 | 画面と書面に整然とした形式で出力できること |
| 検索機能の確保 | 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること |
国税庁の資料は、次のいずれかの措置を行うこととしています。
- タイムスタンプが付された後の授受
- 速やかに（または業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用して授受と保存を行う
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
中小企業が現実に選ぶのは4番
タイムスタンプも専用システムも要りません。事務処理規程を作って運用すれば、この要件は満たせます。国税庁がサンプルを公開しているため、自社の実態に合わせて手直しすれば足ります。
規程を作って備え付けておく方法です。タイムスタンプの契約も、訂正削除の履歴が残るシステムも要りません。国税庁がひな形を公開していますので、自社の名称と運用に合わせて直せば足ります。
検索要件が不要になる場合
結論： 基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられる場合などは、検索機能の確保が不要になります。
売上高の基準、書面を整理しておく方法、不要になるのは検索機能だけ
国税庁は、判定期間に係る基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下であり、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能の確保が不要になるとしています。
令和5年度の税制改正前は1,000万円以下でした。改正で範囲が広がっています。
売上高にかかわらず、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしておき、ダウンロードの求めに応じる場合も、検索機能の確保は不要とされています。
真実性の措置と見読可能装置の備付けは、引き続き必要です。すべての要件が免除されるわけではありません。
猶予措置という受け皿
結論： 要件に従って保存できないことについて相当の理由があると税務署長が認め、データと出力書面の提示・提出に応じられる場合には、保存時の要件が問われない措置があります。
制度の趣旨、何でも認められるわけではないこと、データの保存自体は必要
国税庁の資料は、この猶予措置について「システム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった事業者が一定数見込まれる状況を踏まえ、その電子データの保存時に満たすべき要件への対応が困難な事業者の実情に配意した措置」と説明しています。
同資料は、適切に保存できていた事業者が、特段の事情なく書面を廃棄して検索要件を満たせなくなった場合について、相当の理由があるとは認められないとしています。
準備が間に合わない会社への配慮であって、いったん整えた運用を崩してよいという話ではありません。
猶予措置に該当しても、データを保存しなくてよいわけではありません。データと出力書面の両方について、提示・提出の求めに応じられる状態が求められます。
具体的な保存のやり方
結論： 専用ソフトがなくても、ファイル名の付け方、フォルダの分け方、事務処理規程の3点で要件は満たせます。
国税庁が示している方法と、索引簿でもよいこと
同資料は、特別なソフトを使っていない個人事業主の例として、次の方法を挙げています。
- 請求書データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する（例：20210131_㈱霞商店_110000）
- 取引の相手先や各月など、任意のフォルダに格納して保存する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を作成し備え付ける
ファイル名に情報を入れる代わりに、連番を付けて索引簿で管理する方法も認められています。国税庁が索引簿のサンプルを公開しています。
スマートフォンだけでも対応でき、出力書面をスキャナ保存に回すのは不可
パソコンやプリンタを持たずスマートフォンのみで取引している場合の取扱いも、一問一答に示されています。設備の規模で対応の可否が決まるものではありません。
できることが分かったら、やってはいけないことも押さえておきます。
同資料には、電磁的記録を出力した書面をスキャナ保存することは認められないという注記があります。データを消して紙に一本化する、という逃げ道はありません。
スキャナ保存の対象書類
結論： スキャナ保存の対象は国税関係書類のうち決算関係書類を除く全ての書類で、帳簿と伝票類は対象になりません。
対象外になるもの
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」は、対象外の書類について「棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類」とし、これ以外の国税関係書類がスキャナ保存の対象になると説明しています。
仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿も、スキャナ保存の対象ではありません（帳簿は電子帳簿等保存の区分です）。
伝票類は国税関係書類に当たらない。重要度で要件が変わる
同資料は、売上伝票などの伝票類について、所得税法施行規則および法人税法施行規則に規定する保存すべき書類に当たらないため、スキャナ保存の適用はないとしています。
契約書、領収書といった資金や物の流れに直結する書類は重要書類として扱われ、要件が厳しくなります。見積書や注文書などの一般書類は、要件の一部が不要とされています。
過去に受け取った書類も対象にできる
スキャナ保存を始める日より前に作成・受領した重要書類についても、所轄税務署長等に適用届出書を提出すれば、一定の要件の下でスキャナ保存ができるとされています。
過去分重要書類として、届出を出したうえで電子化する方法があります。倉庫に積み上がった書類を減らしたい会社が使う仕組みです。ただし、対象の範囲と手続きが決まっているため、進める前に確認することです。
電子帳簿等保存と加算税の軽減
結論： 一定の要件を満たす優良な電子帳簿については、過少申告加算税が5パーセント軽減される措置があります。
軽減の内容と、適用には事前の届出が要ること
財務省「加算税制度の概要」によれば、優良な電子帳簿に係る軽減は電子帳簿保存法第8条第4項に基づくもので、軽減割合は5パーセント、対象は所得税・法人税・消費税です。
同資料は、適用要件として「電帳法上の一定の要件を満たす電子帳簿（優良な電子帳簿）に係る申告漏れがあり、軽減措置の適用を受ける旨をあらかじめ届け出ている場合」と示しています。申告のあとに届け出ることはできません。
仮装隠蔽があれば不適用。対象になる帳簿の範囲
同資料には「仮装隠蔽がある場合には、不適用」と明記されています。
軽減の対象になる帳簿にも、決まりがあります。
国税庁の一問一答によれば、対象となる特例国税関係帳簿は、所得税法施行規則・法人税法施行規則に規定する仕訳帳、総勘定元帳その他必要な帳簿、および消費税法に規定する帳簿です。適用を受けようとする税目に係るすべての帳簿が要件を満たす必要があります。
対応しないとどうなるか
結論： 電子取引データの保存がないと、調査で取引の内容を示せず、帳簿書類の不備として扱われる場面が生じます。
説明できない支出が残る、加算税の加重、調査で必ず見られる領域
3年前のメールが消えている、サービスを解約してダウンロードできない。この状態は、支出の内容を裏づけられないことを意味します。
財務省「加算税制度の概要」によれば、スキャナ保存または電子取引に係るデータについて仮装隠蔽があった場合、重加算税に10パーセントが加算されます。
制度が始まって数年が経ち、データの保存状況は確認項目として定着しています。準備していない会社ほど、当日の説明に時間がかかります。
よくある誤解
結論： 実務で多い誤解は、紙に出せばよい、会計ソフトを入れれば済む、うちは電子取引をしていない、の3つです。
紙に出せば足りる、ソフトを入れれば自動、電子取引をしていないという思い込み
「印刷して綴じています」というお声はよくいただきます。紙の保管は否定されませんが、それだけではデータ保存の義務を満たしません。
会計ソフトの導入は手段の一つで、要件を満たすかどうかは運用次第です。事務処理規程を備え付けていない、検索できる形で保存していない、という状態はよくあります。
通販サイトの領収書、クラウドサービスの利用明細、メール添付の請求書。ほとんどの会社が、すでに電子取引をしています。心当たりがないと感じたら、まず1か月分のメールと購入履歴を数えてみてください。
進め方の手順
結論： 対応は、電子で受け取っているものの棚卸し、保存場所とファイル名のルール決め、事務処理規程の備付け、という順で進めます。
手順に分ける
- 棚卸し：1か月分の取引で、データで受け取っているものを洗い出す
- 保存場所を決める：クラウドか社内サーバーか、担当者と権限を決める
- ファイル名か索引簿のルールを決める：日付・取引先・金額が分かる形にする
- 事務処理規程を備え付ける：国税庁のサンプルを自社に合わせて修正する
- 運用を回して確認する：1か月後に、探せるかどうかを試す
完璧を目指さない。探せるかどうかで検証する
最初から全社統一のシステムを入れようとすると止まります。まずは受け取り口の多い部署から始めるほうが、続きます。
始めたあとは、実際に動いているかどうかを確かめます。基準は1つで、探したいものが探せるかどうかです。
要件を満たしているかは、実際に「昨年12月のA社の請求書を出してください」と言われて出せるかで確かめられます。出せない仕組みは、要件も満たしていません。
よくある相談事例｜電帳法対応の3つの場面
印刷して保管していた小売業／経費精算アプリを入れていた製造業
メール添付の請求書をすべて印刷し、元データは残していませんでした。まず受信メールの保存期間を無期限に変更し、月別フォルダへの保存とファイル名のルールを決めています。
アプリ側でデータは保存されていましたが、事務処理規程がありませんでした。国税庁のサンプルをもとに規程を整備し、備付けの状態を確認しています。
通販サイトの領収書が抜けていた建設業／売上高で検索要件が不要だった個人事業者
工具や消耗品を複数の通販サイトで購入しており、領収書はサイト上にあるだけでした。年度末にまとめてダウンロードする運用では抜けが出るため、購入の都度ダウンロードする担当と手順を決めています。
基準期間の売上高が5,000万円以下だったため、検索機能の確保は不要でした。ファイル名のルールと事務処理規程を整えるだけで、対応が完了しています。
よくある質問
紙で受け取った請求書もデータ化しないといけませんか？
メールの本文に金額が書かれている場合はどうしますか？
専用のソフトを買う必要がありますか？
検索機能はどこまで必要ですか？
対応が間に合っていない場合はどうなりますか？
インターネットバンキングの振込明細も対象ですか？
まとめ：義務は1つ、やることは3つ
電子帳簿保存法の3区分のうち、義務は電子取引のデータ保存だけです。電子帳簿等保存とスキャナ保存は、使いたい会社が使う任意の制度です。
電子取引に当たるのは、メール添付の請求書、通販サイトの領収書、クラウドサービスの明細、インターネットバンキングの振込明細など。ほとんどの会社が、すでに該当しています。
やることは3つに集約されます。データを消さずに保存すること、日付・取引先・金額で探せる形にしておくこと、そして訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けること。専用ソフトは要りません。
基準期間の売上高が5,000万円以下なら検索機能の確保は不要、対応が間に合わない場合には猶予措置もあります。制度は厳しいだけのものではなく、規模に応じた逃げ道が用意されています。
自社の対応状況を確認したい方は、税理士法人Light UPの無料相談をご利用ください。直近1か月の取引から、どこまで対象になっているかを一緒に洗い出します。
出典
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和7年6月）
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和7年6月）
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」（令和7年6月）
- 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
- 財務省「加算税制度の概要」（優良な電子帳簿に係る軽減・電子取引に係る加重）
- e-Gov法令検索「電子帳簿保存法」第2条・第7条・第8条
