電子取引データの保存｜満たすべき要件

監修税理士法人Light UP 代表社員（税理士）　中村 清誉

対象になるのは電子取引だけ

結論： 電子帳簿保存法7条が定める電子取引について、データのまま保存する義務があります。紙で受け取った書類は対象外です。

条文の内容

e-Gov 法令検索で電子帳簿保存法7条を確認すると、所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）および法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には「財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない」と定められています。義務であって、選択ではありません。この点が、スキャナ保存や電子帳簿等保存との違いです。それらは希望する事業者が選ぶ制度ですが、電子取引の保存は該当すれば必ず行うことになります。

何が電子取引に当たるか

メールに添付された請求書や領収書、ウェブサイトからダウンロードした請求書、電子契約サービスで締結した契約書、クレジットカードの利用明細データ、電子マネーの取引データ。これらはいずれも電子取引に当たります。受け取ったものだけでなく、送ったものも対象です。自社がメールで送った請求書の控えも、データのまま保存する必要があります。

紙で受け取ったものは対象外

郵送で届いた請求書や、店舗で受け取ったレシートは電子取引ではありません。これらは従来どおり紙で保存できます。スキャナで読み取って電子保存することもできますが、それは任意の制度であり、別の要件が適用されます。受け取った形が紙かデータかで、適用される規定が分かれます。同じ取引先からの請求書でも、月によって紙とメールが混在していれば、それぞれ別の扱いになります。

真実性の要件は4つから選ぶ

結論： 電子帳簿保存法施行規則4条1項が、4つの措置を定めています。このうちどれか1つを行えば足ります。

1つめ：送信前にタイムスタンプが付されている

規則は「当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された後、当該取引情報の授受を行うこと」を挙げています。送り手の側でタイムスタンプが付されたデータを受け取る形です。受け取る側で何もしなくてよいという点で、対応は最も軽くなります。ただし、取引先がタイムスタンプを付して送ってくるかどうかは自社では決められません。

2つめ：受け取った後にタイムスタンプを付す

自社でタイムスタンプを付す方法です。授受の後、速やかに付すか、業務の処理に係る通常の期間を経過した後に速やかに付します。後者を選ぶ場合は、授受からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めておく必要があります。タイムスタンプのサービスを利用する費用が生じます。件数が多い事業では、この費用が積み上がります。

3つめ：訂正削除の履歴が残るシステムを使う

規則は「当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること」または「訂正又は削除を行うことができないこと」のいずれかを満たすシステムを使う方法を認めています。タイムスタンプは必須ではありません。この要件を満たすクラウドのサービスを使えば、それだけで真実性の要件を満たせます。

4つめ：事務処理規程を定めて運用する

規則は「当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと」を挙げています。システムも費用も要りません。国税庁がサンプルを公表しているため、それを自社の実情に合わせて整えれば作れます。ただし、定めるだけでなく、その規程に沿った運用を行うことが要件です。

検索要件と、その緩和

結論： 取引年月日、取引金額、取引先で検索できることが原則ですが、売上高が一定以下であれば不要になります。

原則の内容

保存したデータについて、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定できることが求められます。加えて、日付または金額について範囲を指定して検索できること、2つ以上の項目を組み合わせて検索できることも要件です。専用のシステムがなくても、ファイル名の付け方や索引簿で対応できます。ファイル名を日付・取引先・金額の順にしておけば、フォルダ内の検索で条件を満たせます。

売上高5,000万円以下なら不要

規則4条1項の括弧書きには重要な緩和があります。保存義務者が「その判定期間に係る基準期間における売上高が五千万円以下である事業者である場合」で、かつ電磁的記録の提示または提出の要求に応じることができるようにしているときは、検索要件が不要になります。多くの中小企業がこの範囲に収まります。自社の売上高を確認するところから始まります。

書面を整理していても不要

もう1つの緩和もあります。電磁的記録を出力して作成した書面で、整然とした形式および明瞭な状態で出力され、「取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたもの」の提示または提出の要求に応じることができる場合も、検索要件は不要になります。印刷して日付と取引先ごとに整理しておけばよいということです。売上高が5,000万円を超える事業者でも、この方法で対応できます。

データの保存そのものは必要

検索要件が不要になっても、データのまま保存する義務はなくなりません。印刷した書面は検索の代わりとして認められるだけで、データを捨ててよいわけではありません。印刷とデータ保存の両方が必要という点は、誤解が多いところです。この点を取り違えると、要件を満たしていない状態になります。紙のファイルを整えることに意識が向いて、元のメールを削除してしまうという運用が実際にあります。データを残すことが先で、書面の整理はその補完という順序で理解してください。

保存の場所と期間

結論： 紙の書類を保存すべき場所に、紙の書類を保存すべき期間だけ保存します。クラウドに置いている場合も、必要なときに提示できる状態であれば問題ありません。期間は法人税で原則7年、欠損金額が生じた事業年度は10年です。

場所の考え方

規則4条1項は、「当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間」保存すると定めています。紙で受け取っていたら保存していたはずの場所、つまり納税地または事業所ということになります。クラウドに保存している場合も、そこからすぐに出せる状態であれば問題ありません。必要なときに提示できるかどうかが実質的な基準になります。

期間の考え方

法人税では、帳簿書類の保存期間は原則7年です。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度については10年になります。個人事業では、青色申告の場合に原則7年、白色申告では5年とされる書類もあります。紙の書類と同じ期間という整理です。データの保存でも、この期間は変わりません。7年前のデータを読める状態で保つとなると、ファイル形式やサービスの継続も考える必要があります。標準的な形式で保存しておくほうが、後の読み出しは確実です。

保存の方法

社内のサーバー、クラウドのストレージ、会計ソフトの機能。いずれでも構いません。ただし、7年から10年という期間にわたって読める状態を保つ必要があります。サービスを解約するとデータが消えるという形は、期間の途中で問題を生みます。契約を変更するときは、過去のデータをどう扱うかを確認する必要があります。バックアップを別に取っておく運用も現実的です。

実務での進め方

結論： 保存の場所を決め、ファイル名の規則を決め、担当者を決める。この3つで運用は回り始めます。

保存の場所を1か所に決める

メールの添付、ダウンロードした請求書、電子契約の控え。それぞれ別の場所に散らばると、後から探せません。1つのフォルダに集約するという運用が最も単純です。年度ごとにフォルダを分け、そのなかに保存していく形にすれば、期間の管理もしやすくなります。保存期間が過ぎたフォルダを削除するときも、年度で区切られていれば判断に迷いません。会計ソフトの機能を使う場合も、そこに集約されているかを確認しておいてください。

ファイル名の規則を決める

検索要件に対応する場合も、しない場合も、ファイル名を統一しておくと後の作業が楽になります。日付を先頭に置き、取引先と金額を続ける形が一般的です。あらかじめ規則を決めておかないと、担当者ごとにばらつきます。規則を1枚の紙にまとめて、保存の場所に置いておく方法が現実的です。日付は西暦8桁で揃える、取引先は正式名称ではなく略称を使う。細かい点まで決めておくほど、後から探しやすくなります。

担当者を決める

誰がどのタイミングで保存するかを決めます。請求書を受け取った担当者がその場で保存するのか、経理がまとめて処理するのか。決めておかないと、保存されないデータが生じます。とくに、営業担当者が個人のメールで受け取った請求書は、経理まで届かないことがあります。受け取りの窓口を統一する方法もあります。請求書の送付先を経理の共通アドレスに変えてもらうよう、取引先に依頼する形が確実です。

事務処理規程を作る

真実性の要件を事務処理規程で満たす場合、その規程を作って備え付けます。国税庁がサンプルを公表しているため、自社の実情に合わせて修正すれば作れます。作るだけでなく、その内容に沿った運用が要件です。実際にできない内容を書いてしまうと、規程と運用がずれます。現実的な内容にしておく必要があります。規程には、データを訂正または削除する場合の手続と、その承認者を定めます。誰の承認を得るかを、実際の組織に合わせて書いておいてください。

よくある誤解

結論： 印刷すれば足りる、タイムスタンプが必須、システムを買わなければ対応できない。この3つが典型です。

印刷して紙で保存すれば足りるわけではない

電子取引のデータは、データのまま保存する義務があります。印刷した書面は、検索要件の代わりとして認められる場合がありますが、データの保存に代わるものではありません。印刷とデータ保存は別の話です。紙のファイルだけを整えて、元のデータを消してしまうという運用は、要件を満たしていない状態になります。紙の保存が習慣として定着している会社ほど、この誤解が起きやすくなります。データを残すという1点を、運用の最初に置いてください。

タイムスタンプは必須ではない

真実性の要件を満たす4つの措置のうち、タイムスタンプに関するものは2つです。残る2つは、訂正削除の履歴が残るシステムを使う方法と、事務処理規程を定める方法です。費用をかけずに対応できる選択肢があるということです。この点を知らずに、対応そのものを諦めている事業者もいます。制度が始まった当初はシステムの導入が必要という説明も多く見られましたが、規則の文言を読めば選択肢は4つあります。自社に合うものを選べば足ります。

新しいシステムを買わなくても対応できる

事務処理規程で真実性を満たし、売上高5,000万円以下の緩和で検索要件を外せば、既存のフォルダとファイル名の運用だけで要件を満たせます。必要なのは、規程と運用のルールです。件数が多い事業や、複数の担当者が関わる事業ではシステムを入れる意味がありますが、必須ではありません。まず費用のかからない方法で運用を始め、件数が増えて工数が問題になった段階で導入を検討するという順序も取れます。制度への対応と、業務の効率化は分けて考えてください。

対応していない場合

結論： 要件を満たしていない保存は、その帳簿書類の信頼性に影響します。ただし、対応の程度に応じた扱いも示されています。

保存義務は残る

要件を満たしていないという理由だけで、直ちに青色申告の承認が取り消されるわけではありません。国税庁は、その点について取扱いを示しています。ただし、データを保存していない場合は、保存義務そのものを果たしていないことになります。要件の不備と、保存していないことは別という整理です。まずデータを保存することが出発点になります。

保存されていないデータの扱い

取引の事実を証明する資料がなければ、その支出が経費であることの説明が難しくなります。電子取引のデータを保存していない場合、他の資料で取引を説明することになります。説明の負担が増えるという形で影響します。銀行の振込記録や契約書など、他に残っている資料で補うことになります。取引先に再発行を依頼できる場合もありますが、時間が経つほど難しくなります。保存していないことに気づいた時点で、可能な範囲で集め直しておく価値はあります。

今からでも始められる

過去にさかのぼって完全な状態にすることは難しくても、今後受け取るデータから運用を始めることはできます。まず保存の場所を決めて、そこに集めるところからです。ファイル名の規則も、事務処理規程も、後から整えられます。何もしていない状態から、保存だけでも始めるほうが前進します。過去のメールが残っているなら、そこから遡って集めることもできます。完璧を目指して着手が遅れるより、できる範囲から始めるほうが結果は良くなります。

よくある質問

この記事の監修者

中村 清誉

税理士法人Light UP 代表社員（税理士）

近畿税理士会 尼崎支部 登録番号 5957（税理士法人Light UP）

2013年に税理士事務所を創設。2019年からは会計・コンサルティング・M&Aの支援へ業務を広げ、現在は職員70名の体制で中小企業の税務と経営を支えています。

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