仮払金とは｜決算に残すと問題になる理由

仮払金は内容が確定していない支出を一時的に受ける科目

結論： 仮払金は、支出はしたものの金額または内容が確定していないものを一時的に計上する資産科目です。内容が確定した時点で、本来の費用や資産の科目へ振り替えます。

一時的な受け皿として使う

仮払金は、最終的にどこへ行くかが決まっていない支出の置き場所です。出張に行く社員に5万円を渡した時点では、交通費がいくらで宿泊費がいくらか分かりません。帰ってきて領収書がそろえば、旅費交通費として確定します。

支出の事実はあるが、内容が未確定という状態を帳簿に表すための科目です。宛先を書かずに預けた荷物を思い浮かべてください。預かった事実は記録されていても、どこへ届くかは中身を開けるまで分かりません。

貸借対照表では資産に並ぶ。似た科目との違い

仮払金は流動資産に区分されます。決算書では、現金預金や売掛金と同じ資産の側に並びます。

ここが後で問題になる点です。仮払金は現金化できる資産ではなく、精算されれば費用に変わるものです。それが資産として並んでいると、外から見た財政状態が実態より良く見えます。

仮払金と仮払消費税は名前が似ているだけで、まったく別のものです。仮払消費税は税額が確定しているので、未確定を意味する仮払金とは性質が違います。

相手や用途が分かっているなら別の科目

「とりあえず仮払金にしておきました」というお声はよくいただきます。ただ、相手が決まっていて負担者も決まっているなら立替金ですし、何を買うか決まっているなら前渡金です。

仮払金にしてよいのは、本当に確定していないものだけです。分類の手間を惜しんで仮払金に寄せると、あとで中身が分からなくなります。

「仮払金は便利な科目だから使いすぎないほうがいい」と思われがちですが、実際は逆です。使う場面がはっきり限られている科目で、条件に当てはまるなら迷わず使ってよいものです。問題になるのは、条件に当てはまらないものまで入れてしまう場合に限られます。

決算書に残ると3つの問題が起きる

結論： 仮払金が決算書に残ると、融資審査での資産性、役員貸付金とみなされる扱い、帳簿の記載不備という3つの面で問題になります。金額が大きいほど影響も大きくなります。

融資審査では資産と見てもらいにくい

金融機関は決算書を実態に引き直して見ます。仮払金は現金化できる見込みが確かめられないため、資産から除いて自己資本を計算されることがあります。

自己資本が300万円の会社に仮払金が300万円あると、引き直した自己資本はゼロです。帳簿では黒字でも、実質は債務超過に近い形で見られることになります。

健康診断で身長を測る前に、靴を脱ぐよう言われるのと同じです。会社が申告した数字をそのまま受け取るのではなく、水増しになっている部分を落としてから判断されます。

金額の目安で見られ方が変わる

同じ仮払金でも、金額の水準によって受け取られ方が変わります。

• 月商の1割に満たない額：出張の精算待ちなど、通常の運用の範囲と見られる
• 月商の半分ほど：中身の説明を求められる。相手先と用途を答えられれば大きな問題にならない
• 自己資本に匹敵する額：財務内容の判断そのものが変わる。融資の稟議で必ず論点になる

残高そのものより、自己資本と比べてどのくらいかで見られている、という点を押さえておきます。

中身が役員への支出なら貸付金として扱われる。相手方を記載していない支出

社長が会社のお金を持ち出したまま精算していない状態は、実態としては会社から役員への貸付けです。仮払金という科目名を使っていても、扱いは変わりません。

金融機関からは、会社の資金が私的に使われていると読まれます。融資の場面でいちばん嫌われる勘定科目に挙げられるのは、この理由からです。

租税特別措置法62条は、使途秘匿金の支出について法人税の額に、その支出額の40パーセントを乗じた金額を加算すると定めています。ここでいう使途秘匿金とは、同条2項が定めるとおり、相当の理由がなく、相手方の氏名または名称および住所または所在地ならびにその事由を帳簿書類に記載していない金銭の支出です。

仮払金の残高があること自体がこれに当たるわけではありません。ただ、相手を記録しないまま支出を続けていると、この論点に触れる余地が生まれます。支出のたびに相手と目的を書き残しておけば、そもそも問題になりません。

役員への仮払金は認定利息の問題につながる

結論： 会社が役員へ渡したまま精算されていない資金は、実態として貸付けと扱われます。無利息のままだと、利息相当額が役員給与として課税される場面があります。

無利息だと経済的利益になる。利率は貸付けを行った年で決まる

国税庁のタックスアンサーNo.2606は、役員または使用人に無利息または低い利息で金銭を貸し付けた場合について、一定の利率で計算した利息の額と実際に支払う利息の額との差額が給与として課税されると示しています。

会社側では受取利息を計上し、役員側では給与として所得税がかかる形です。

同じ資料が示す利率は、次のとおりです。会社が他から借り入れて貸し付けた場合は、その借入金の利率によります。

利率は年ごとに定められるので、古い貸付けは当時の利率で計算します。残高がいくつかの年にまたがっている会社では、貸付けの発生年ごとに分けて計算することになります。

課税されなくてよい場合もある。役員報酬から返済する場合

同じ資料は、給与として課税しなくてよい場合を3つ挙げています。災害や病気などで臨時に多額の生活資金が必要になった場合、会社の平均調達金利など合理的な利率を定めて貸し付けた場合、そして利息の差額が1年間で5,000円以下である場合です。

3つ目の5,000円という基準は、実務でよく使います。利率0.9パーセントなら、残高が55万円ほどまでは差額が5,000円に収まる計算です。

残高を減らす方法としていちばん現実的なのは、毎月の役員報酬から一定額を返済する形です。役員報酬の額を変えるわけではないので、定期同額給与の要件には触れません。

手取りが減るので、生活設計を含めて金額を決めることになります。無理な金額を設定して数か月で止まると、かえって整理が進みません。

消費税は精算するまで控除できない

結論： 消費税の仕入税額控除は、課税仕入れを行った日の属する課税期間に行います。仮払いをした時点では、まだ課税仕入れが行われていないため控除できません。

課税仕入れを行った日が基準。期をまたぐと控除の時期がずれる

消費税法基本通達11-3-1は、課税仕入れを行った日について「課税仕入れに該当することとされる資産の譲受け若しくは借受けをした日又は役務の提供を受けた日をいう」としています。

お金を渡した日ではありません。社員に出張費を前渡しした日ではなく、実際に新幹線に乗り、ホテルに泊まった日が基準です。

3月決算の会社で、3月末に出張費を仮払いし、出張が4月だった場合を考えます。支出は3月ですが、課税仕入れは4月です。消費税の控除も翌期になります。

仮払金のまま決算をまたいでいれば、この処理は自然に正しくなります。仮払金を無理に3月の費用にすると、消費税の控除時期も1期ずれることになります。

インボイスの保存が要る

精算の際に受け取る領収書が、仕入税額控除の根拠になります。適格請求書発行事業者以外からの仕入れは、経過措置の範囲でしか控除できません。

社員が精算に持ってくる領収書に、登録番号があるかどうかを見る運用が要ります。少額特例の対象になる会社かどうかも、あわせて確認しておく項目です。

精算のときに、原本を受け取ります。

精算の運用を決めておく

結論： 仮払金が残るのは、精算の期限が決まっていないからです。申請書の項目、精算までの日数、残高の上限の3つを決めれば、決算に残る残高はほとんど消えます。

申請書に書く項目と、精算の期限を日数で決めること

仮払申請書には、目的・使う日・概算額・精算予定日を書きます。この4つがあれば、月末に残高を見たときに何を待っているかが分かります。

紙でなくても構いません。チャットのフォームでも、この4項目がそろっていれば十分です。

「なるべく早く精算してください」では動きません。帰社後5営業日以内、というように日数で決めます。

「ルールは作ったのですが、誰も守っていません」というご相談もよくいただきます。守られない理由の多くは、期限を過ぎたときに何が起きるかが決まっていないことにあります。

期限を過ぎたら経理から本人へ連絡する、というところまで決めておくと運用が回ります。

未精算があるうちは次を渡さない。少額なら仮払いをやめる選択もある

残高が積み上がる会社に共通しているのは、精算されないまま次の仮払いを出している点です。1人で3件、4件と重なると、どの支出がどの仮払いに対応するのか分からなくなります。

前の仮払いを精算しないと次が出ない、というルールを1つ置くだけで、大半は解決します。

そもそも仮払いを使わず、社員が立て替えて後から精算する方法もあります。仮払金という科目が発生しないので、残高の管理が不要になります。

社員の負担になるので、金額の大きい出張や長期の出張には向きません。日帰り出張や少額の購入に限って立替精算にする、という切り分けが現実的でしょう。

残ってしまった仮払金の片づけ方

結論： 残高の整理は、中身を4つに仕分けるところから始めます。費用になるもの、貸付金に振り替えるもの、資産になるもの、内容が分からないものです。

中身を確かめる順番

古い残高から手を付けるのが基本です。時間が経つほど手がかりが減るので、いちばん確認しにくいものから始めます。作業の順番は次のとおりです。

1. 金額順に並べ替える：件数が多くても、上位2割で金額の7割から8割を占めるのが普通です。ここから当たれば確認の手間が減ります
2. 通帳の摘要を突き合わせる：振込であれば相手先が残っています。同じ金額が定期的に並んでいれば、継続的な支払いの可能性があります
3. 稟議書と当時の担当者に当たる：社内の記録で用途が分かるものを拾います。担当者が在籍しているうちに聞いておきます
4. 残ったものを性質で分ける：費用・貸付金・資産・不明の4つに仕分けます。ここまで来れば、あとは処理を決めるだけです

「1件ずつ全部調べようとして、途中で止まってしまいました」というお声を実際にいただいたことがあります。金額順に並べる工程を飛ばすと、少額のものに時間を取られて先に進まなくなります。

過年度の費用が混じっていた場合

前期以前に費用になるべきものが仮払金に残っていた場合、当期の費用にすると税務上は認められないことがあります。金額が大きければ、修正申告や更正の請求を検討する場面です。

金額が少額であれば、当期の処理で済ませる判断もあります。どちらにするかは金額と件数で決めるので、税理士に相談する価値があるところです。

内容が分からないままの残高

どうしても中身が分からない残高が残ることがあります。この場合、雑損失として処理する方法がありますが、損金になるかどうかは別の問題です。

支出の相手と目的を説明できないまま費用にすると、税務調査で否認される余地があります。処理の前に、追える限り追っておきます。

調べ尽くしても分からない分は、損失として処理するか、役員貸付金に振り替えます。

前渡金・立替金との使い分け

結論： 仮払金・前渡金・立替金は、確定しているものが何かで分かれます。何を買うか決まっていれば前渡金、誰の負担か決まっていれば立替金、どちらも未確定なら仮払金です。

新しい支出が出てきたときは、次の2つを順に聞きます。

• 何に使うか決まっているか（決まっていれば前渡金または前払費用）
• 誰が負担するか決まっているか（他人が負担するなら立替金）

どちらも決まっていなければ仮払金です。逆にいえば、この2つに答えられる支出を仮払金にする理由はありません。

立替金として他社の分を立て替えた場合、相手が仕入税額控除を受けるには立替金精算書が要ります。仮払金と立替金を混ぜていると、この書類が作れません。

取引先の費用を立て替える機会がある会社では、科目を分けておく実務上の意味があります。

個人事業主と小さな会社での使い方

結論： 個人事業主は事業主貸との使い分けが要ります。従業員のいない事業では、仮払金を使う場面自体が少なくなります。

事業主貸との違いと、従業員のいない会社

個人事業主が事業の口座から生活費を引き出した場合は、仮払金ではなく事業主貸です。仮払金にしてしまうと、決算で資産に残ってしまいます。

事業のための支出で金額が未確定なものだけが仮払金です。実務では、そういう場面はあまり多くありません。

社長1人の会社では、仮払金の大半が社長への支出です。前の章で見たとおり、精算されないまま残ると役員貸付金として扱われます。

会社のカードで払って、後から用途を分ける運用にすると、仮払金そのものが発生しません。カードの明細が支出の記録になるので、月次で分けるだけで済みます。

現金を持たない運用

現金の出納をやめると、仮払金も自然に減ります。交通系ICカードの履歴、法人カードの明細、電子マネーの記録がそのまま証拠になるためです。

現金を扱わない会社では、そもそも前渡しという発想が要らなくなります。

法人カードと立替精算に寄せると、仮払金そのものが不要になります。現金の管理が消えるぶん、残高の確認も要りません。

よくある質問