ガソリン代の勘定科目｜旅費交通費と車両費の使い分け

ガソリン代の科目は4つから選べる

結論： ガソリン代の勘定科目は、旅費交通費・車両費・燃料費・消耗品費のいずれでも処理できます。法令で科目名が指定されているわけではなく、会社が管理しやすい区分を選べます。

どれを選んでも税額は変わらない。4つの科目の特徴

ガソリン代をどの科目に入れるかは、会社ごとに違います。税額が変わるわけではないため、正解が1つに決まらない領域です。決め方の軸は、月次で何を読みたいかにあります。車両にかかる費用をまとめて見たいのか、移動にかかる費用として見たいのか。まず選択肢を並べたうえで、自社の見方に合うものを選びます。

科目が変わっても、費用であることに変わりはありません。損金・必要経費になる金額も、消費税の計算も同じです。

科目の選択は、税額の話ではなく管理の話です。

消耗品費は最後の選択肢。会計ソフトの初期設定に引きずられない

車をほとんど使わない会社では、消耗品費に入れてしまうこともあります。金額が小さければ実害はありません。

ただし、あとから「車にいくらかかっているか」を知りたくなったときに、集計が難しくなります。

会計ソフトの初期設定では、ガソリン代の仕訳例が旅費交通費になっていることが多いものです。それに従うのが悪いわけではありませんが、自社の管理に合うかどうかを一度考える価値があります。

社用車が5台を超えたあたりから、車両費でまとめたほうが見えるものが増えてきます。

科目は一度決めたら変えない

結論： 勘定科目は継続して同じものを使い続けます。年によって科目を変えると前期比較ができなくなり、決算書を見ても増減の理由が分からなくなります。

前期比較が崩れる。引き継ぎのときに崩れやすい

損益計算書は、前期と当期を並べて見るものです。旅費交通費が前期比で30%増えていたとき、外回りが増えたのか、ガソリン代の科目を変えただけなのかが分からなければ、数字を読む意味がなくなります。

科目がずれるのは、担当者が代わったときです。前任者がどの科目を使っていたかを確認せずに入力を始めると、期の途中から分かれます。

「前の担当者は燃料費で入れていた」というお話は、記帳をお引き受けするときによく出てきます。

途中で変えるなら期の切れ目で。判断の基準を文書に残す

管理の都合で科目を変えることはあります。その場合は、期の途中ではなく期首から切り替えます。

前期の数字も新しい科目に組み替えて並べれば、比較ができる形が保てます。

変えるなら、切り替える時期と理由を残しておきます。

どの支払いをどの科目に入れるかを、簡単な一覧にしておきます。担当者が代わっても同じ判断ができる状態になります。

ガソリン税は本体価格に含まれる

結論： ガソリン代に含まれる揮発油税・地方揮発油税は、消費税の課税標準に含まれます。レシートの支払総額がそのまま課税仕入れになり、税額を分けて考える必要はありません。

通達が明記している。税に税がかかっているように見える

国税庁の消費税法基本通達10-1-11は、「課税資産の譲渡等の対価の額には、酒税、たばこ税、揮発油税、石油石炭税、石油ガス税等が含まれる」としています。

ガソリンにかかる揮発油税は、ガソリンを製造場から出荷する段階で製造者が納める税です。給油する人が納税義務者ではないため、代金の一部として扱われます。

ガソリン価格には揮発油税が含まれ、その全体に消費税がかかります。二重課税に見えるという指摘は以前からありますが、制度上はこの扱いです。

本則の税率と、経理としてやることは1つ

e-Gov 法令検索で読める揮発油税法第9条は、揮発油税の税率を「揮発油一キロリットルにつき二万四千三百円」と定めています。同じくe-Gov 法令検索の地方揮発油税法第4条は、地方揮発油税の税率を「揮発油一キロリットルにつき四千四百円」としています。

2つを合わせると1リットルあたり28.7円です。これが本則の税率になります。

ガソリンについては、レシートの総額を課税仕入れとして処理すれば足ります。内訳を分ける作業はありません。

軽油は軽油引取税の分を除く

結論： 軽油代に含まれる軽油引取税は、消費税の対象になりません。同じ通達で、軽油引取税は利用者が納税義務者であるため対価の額に含まれないとされています。区分表示があれば、その分を除いた金額が課税仕入れです。

納税義務者が誰かで分かれる。区分されていなければ含めてよい

国税庁の消費税法基本通達10-1-11は、「軽油引取税、ゴルフ場利用税及び入湯税は、利用者等が納税義務者となっているのであるから対価の額に含まれないことに留意する」としています。

軽油引取税は、軽油を買った人が納める税です。給油所は特別徴収義務者として預かっているにすぎません。だから代金ではなく、預かった税金として扱われます。

国税庁の同じ通達には、「ただし、その税額に相当する金額について明確に区分されていない場合は、対価の額に含むものとする」というただし書きがあります。

レシートに軽油引取税の金額が別に書かれていなければ、総額を課税仕入れとして処理して差し支えありません。分けて書かれているときだけ、除いて計算します。

本則の税率と、運送業と建設業で影響が大きいこと

e-Gov 法令検索で読める地方税法第144条の10は、軽油引取税の税率を「一キロリットルにつき、一万五千円」と定めています。1リットルあたり15円です。

100リットル給油すれば1,500円が軽油引取税です。この分は消費税の対象になりません。

軽油を大量に使う業種では、この違いが金額として現れます。年間の軽油代が1,000万円規模になる会社では、区分表示があるかどうかで消費税の計算が動きます。

給油所やカード会社の明細で、軽油引取税が別建てになっているかを一度確認する価値があります。

暫定税率の廃止で単価が下がった

結論： ガソリンの暫定税率は令和7年12月31日に廃止され、軽油引取税の暫定税率も令和8年4月1日に廃止されました。単価は下がりましたが、勘定科目と消費税の扱いは変わっていません。

ガソリンは令和7年12月31日から、軽油は令和8年4月1日から

e-Gov 法令検索で読める租税特別措置法の附則には、「揮発油税及び地方揮発油税の税率の特例の廃止に伴う経過措置」が置かれ、その法律は令和7年12月31日から施行するとされています。1974年から続いてきた上乗せ分が、この日で終わりました。

廃止前の税率は1リットルあたり53.8円で、本則に戻ったことで28.7円になりました。差は25.1円です。

軽油引取税は道府県税のため、地方の会計年度に合わせて令和8年4月1日からの廃止になりました。e-Gov 法令検索で確認できる地方税法第144条の10には、現在は本則の1キロリットルにつき15,000円だけが残っています。

廃止前は32.1円でしたので、1リットルあたり17.1円下がった計算です。

経理の処理は変わらない。前期比較を読むときに気をつける

税率が下がっても、科目の選び方や消費税の区分に変更はありません。ガソリンは総額が課税仕入れ、軽油は軽油引取税を除いた金額が課税仕入れという整理はそのままです。

変わったのは単価だけです。

燃料費が前期より減っていても、使用量が減ったとは限りません。単価が下がった影響が入っています。

前期比を見るときは、金額だけでなくリットル数も並べると実態が分かります。給油カードの明細には数量が載っているので、集計の材料はそろっています。

レシートがインボイスの要件を満たすか確認する

結論： ガソリンスタンドのレシートは、多くが適格簡易請求書として発行されています。登録番号が印字されているかどうかが、仕入税額控除を受けられるかの分かれ目になります。

給油所は適格簡易請求書でよい。登録番号を確かめる

小売業や飲食店など不特定多数を相手にする事業では、簡易な記載でよいとされています。ガソリンスタンドもここに含まれます。

適格請求書と違い、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の記載は不要です。

レシートに登録番号が印字されていない場合、そのままでは仕入税額控除の対象になりません。無人のセルフスタンドや個人経営の給油所では、まれに登録していないところがあります。

同じスタンドを継続して使っている場合は、一度確認しておけば以後は気にせずに済みます。

免税事業者からの仕入れの経過措置と、感熱紙の扱い

登録していない事業者からの課税仕入れについては、一定割合を控除できる経過措置が設けられています。割合は段階的に下がっていきます。

給油のレシートは感熱紙で発行されることが多く、時間がたつと印字が薄くなります。保存期間の途中で読めなくなると、証憑としての意味が失われます。

スキャンして電子で保存する方法が現実的です。

個人事業主は家事按分をどう説明するかが要点

結論： 個人事業主が生活にも使う車のガソリン代は、事業で使った割合の分だけが必要経費です。走行距離や使用日数など、説明できる基準で按分します。

基準は自分で決めてよい。車ごとに率をそろえる

按分の方法に決まった形はありません。走行距離、使用日数、営業日と休日の比率。どれでも構いませんが、なぜその割合なのかを説明できることが条件です。

率を決めたら、社内でそろえます。

同じ車のガソリン代、自動車税、保険料、減価償却費は、同じ按分率で処理します。ガソリン代だけ8割、減価償却費は6割、という使い分けは整合性を欠きます。

記録があると話が早い。自宅と事務所が同じ場合

代表的な月の走行記録や訪問先のメモがあれば、按分の根拠として使えます。毎日つける必要はありません。

「感覚で8割にしていました」という状態と、1か月分の記録がある状態とでは、説明の重みが変わります。

自宅兼事務所の方は、そもそも通勤という概念がありません。すべての移動が業務か私用かで分かれます。

行き先の記録が、そのまま按分の根拠になります。

従業員が立て替えたガソリン代の処理

結論： 従業員が自分の財布で給油し、あとから精算する場合も、会社の課税仕入れとして処理できます。レシートの宛名が従業員個人でも問題ありません。

立替金として精算する。宛名は問われない

従業員が立て替えた時点では立替払いです。精算した時点で、会社の費用として計上します。

レシートを精算書に添付して保存すれば、証憑としては足ります。

精算の形が決まると、書類の要件も決まります。

ガソリンスタンドのレシートは適格簡易請求書なので、そもそも宛名の記載が要件になっていません。従業員名が書かれていても、会社の課税仕入れとして扱えます。

給与として扱われないように。精算のルールを決めておく

精算が実費であることが分かる形にしておきます。定額で渡していると、給与として扱われる余地が生まれます。

実費精算なら費用、定額支給なら給与。この線引きは通勤手当と同じ考え方です。

扱いを誤ると、給与として課税される場面があります。

いつまでに提出するか、レシートがないときはどうするかを決めておくと、月末にまとめて出てくる事態を避けられます。

通勤に使うガソリン代は通勤手当になる

結論： 従業員がマイカー通勤で使うガソリン代を会社が負担する場合、経費ではなく通勤手当として扱います。通勤距離に応じた非課税限度額があり、超えた部分は給与として課税されます。

業務の移動とは分けて考える。非課税限度額を超えると課税される

営業で外回りをするガソリン代は費用です。自宅から会社への通勤に使うガソリン代は通勤手当です。

同じ車の同じ給油でも、何のために走ったかで扱いが分かれます。

業務用と通勤用では、税の扱いが変わります。

マイカー通勤の通勤手当には、片道の通勤距離に応じた非課税限度額が定められています。限度額を超えて支給した部分は、給与として源泉徴収の対象になります。

実費を渡す場合も同じ。社会保険料の計算には含める

領収書を見て実費を渡していても、通勤のためのものであれば通勤手当です。実費だから非課税、とはなりません。

渡し方が実費でも、限度額の考え方は同じです。社会保険の側では、また別の扱いになります。

通勤手当は、所得税では一定額まで非課税ですが、社会保険料の計算では報酬に含めます。労働保険の賃金総額にも入ります。

税と社会保険で扱いが違う代表例です。

電子帳簿保存法とレシートの保存

結論： 給油のレシートは、紙のまま保存してもスキャナ保存でも構いません。ただし、カード会社の明細をウェブサイトからダウンロードした場合は電子取引にあたり、電子データのまま保存する必要があります。

紙で受け取ったものは選べる。ダウンロードした明細は電子のまま

給油所で手渡されたレシートは紙の書類です。そのまま保存してもよく、スキャナ保存の要件を満たして電子化してもかまいません。

カード会社のウェブサイトからダウンロードした利用明細は電子取引に該当します。印刷して紙で保存する方法は認められていません。

日付・金額・取引先で検索できる形にして、電子データのまま保存します。

検索要件が不要になる場合がある。感熱紙の劣化に備える

基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などについては、検索要件が緩和されています。要件の詳細は電子帳簿保存法の記事にまとめています。

保存の要件と並んで、現物の劣化にも備えます。

紙で保存する場合も、感熱紙は数年で読めなくなることがあります。保存期間は原則7年です。

スキャンして電子で残しておくほうが、結果として手間が少なくなります。

よくある相談事例

ガソリン代のご相談は、金額の大きさよりも件数の多さから生まれます。中でも多いのが次の3つです。

科目が期の途中で入れ替わっていた

社用車6台の建設会社で、期の前半は燃料費、後半は旅費交通費でガソリン代が計上されていました。経理担当者が交代したタイミングと一致していました。

損益計算書を見ると、旅費交通費が前期比で大きく増え、燃料費が減っています。実態は何も変わっていません。整理したのは2点。1つは、期首にさかのぼって燃料費へ統一すること。もう1つは、支払いの種類と科目の対応表を作って引き継ぎ資料に入れることです。翌期からは科目のぶれがなくなりました。

軽油引取税を区分せずに処理していた

年間の軽油代が2,000万円を超える運送会社の例です。カード会社の明細には軽油引取税が別建てで記載されていましたが、会計ソフトには総額で入力されていました。

軽油引取税は消費税の対象外です。区分表示があるのに含めて処理していたため、課税仕入れが過大になっていました。過去分の取扱いを整理したうえで、明細の取り込み設定を変更し、軽油引取税を租税公課として分けて計上する形に改めています。

家事按分の根拠が説明できなかった

個人事業主の方で、ガソリン代の8割を必要経費にしていました。根拠を尋ねると「だいたいそのくらい」というお答えでした。

按分が誤りというわけではありません。ただ、説明できる材料がないままでは、指摘を受けたときに立て直せません。1か月分の走行記録をつけていただき、業務と私用の比率を実測しました。結果は7割前後で、以後はその率を使っています。「記録をつけたら思ったより私用が多かった」という言葉がありました。

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